Zeit

Zeitmanagement

Auf dem Weg von der Arbeit nach Hause kommt er, der Gedanke den jeder Arbeitnehmer kennt: „Ich hab`s vergessen“

Nicht nur etwas vergessen zu haben, auch die Erkenntnis etwas in der Arbeitszeit nicht geschafft oder übersehen zu haben, baut innerlich Druck auf und belastet die Freizeit.
Spätestens wenn sich die Fälle häufen, in denen wichtige Dinge vergessen werden und es schon zu Konsequenzen am Arbeitsplatz gekommen ist, wird es Zeit zu handeln.

Fehlende Organisation führt nicht nur oft dazu, dass bestimmte Dinge liegen bleiben oder Aufgaben unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch zu Stress und Vergesslichkeit.

Zeitmanagement kann helfen, mehr Ordnung, Ruhe und Motivation ins Leben zu bringen. Es macht dann Sinn:

- wenn man oft das Gefühl hat sich durch den Tag zu hangeln

- Routineaufgaben häufig unterbrochen werden müssen

- wenn man auf neue Aufgaben und unvorhergesehene Entwicklungen gestresst reagiert

das Zeitmanagement auf der Basis des Eisenhower-Prinzips einzuführen.

 

Eisenhower neu

Die Eisenhower Matrix

Wir sollten Aufgaben nach Kriterien der Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden. Zum Beispiel muss „Dringendes“ wegen eines bevorstehenden Termins sofort erledigt werden. Wichtiges ist oft von längerfristiger strategischer Bedeutung, nichtsdestoweniger bei Nichterledigung folgenreich und wirkungsvoll. Wir klassifizieren Aufgaben in:

A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind (eine Dokumentation, z. B. für den 1. Meilenstein nächste Woche).

B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (… sie können aber leicht zu A-Aufgaben werden, wenn wir sie liegen lassen – wie z. B. ein säumig gezahltes Verwarnungsgeld, aus welchem unversehens ein Bußgeld zu werden droht).

C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (in diese Kategorie gehören auch die zumeist lästigen, aber regelmäßig anstehenden Alltagsarbeiten wie z. B. einkaufen, putzen.

D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (wenn sie nicht über­nommen werden macht das auch nichts).

Für unsere Planung ist es ausgesprochen sinnvoll, anfallende Aufgaben wie erwähnt zu klassifizieren und abzuarbeiten:

A-Aufgaben zuerst…

… dann möglichst viele B-Aufgaben

C-Aufgaben können delegiert oder systematisiert werden

D-Aufgaben bewusst genießen oder bewusst streichen…

Wenn Sie in drei Minuten die nötigen Infor­mationen für eine Aufgabe bekommen kön­nen, dann erledigen Sie die Sache sofort! Sie sparen sich so eine Menge Stress wäh­rend Ihrer Arbeit.

Bei der Umsetzung ist rechtzeitig daran zu denken, den Plan von Zeit zu Zeit zu über­prüfen. Hier sollten neue Erkenntnisse und neue Materialien ständig wieder integriert werden.

Achtung: Kooperationen mit den anderen Kol­legen sollten beizeiten abgesprochen wer­den! Phasen des kollektiven Wissens- und Erfah­rungs­austausches sind recht sinnvolle Metho­den.
Ihr eigener Erfolg ist keineswegs vom Misserfolg anderer abhängig.

Wenn Sie Ihren Plan gut einhalten, dann sollten Sie dies auch klar verinnerlichen. Sie sind „im Plan“ und das heißt, die Freizeit steht Ihnen  zu, daher … kein schlechtes Gewissen!

 

 

 

 


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